如何把所有檔案變成現實有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務，是當前檔案管理的一項重點工作，運用數字化技術、信息化技術，把檔案變成數字化信息資源進行共享發揮檔案真正的作用，是檔案數字化最終的目的。
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檔案數字化的定義
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影 （錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。
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檔案數字化的主要內容
1.檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；
2.載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；
3.檔案專題信息的采集與建庫。
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檔案數字化的作用
為檔案信息化建設打下堅實基礎
檔案信息化建設是檔案管理發展規劃的重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。
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利于長遠發展，保護檔案原件
1.用數字化的檔案代替原件使用，可以保護檔案原件；
2. 數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現自然災害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長遠發展；
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。
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改善檔案的利用方式，提高利用率
1.一份文件可以以數字化形式同時提供給多個利用者，實現資源共享；
2.數字化文件可以通過網絡傳輸，能異地調閱利用，擴大了檔案的利用空間；
3.檔案數字化以后，將已開放的檔案上傳系統，利用者可以隨時使用開放的檔案文件，實現檔案信息資源共享。
4.縮短檢索時間，利用效率有很大的提高。
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節約成本，提高檔案人員工作效率
數字化管理后，紙質載體的檔案可以轉為機讀檔案，既節約了保管費用，也節省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務。
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數字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數字化使信息共享成為現實。